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企业合同管理的现状分析

虽然同为最主要的合同主体,但不同企业的合同形态以及合同的质量水平、利用程度却是千差万别,并大多受其交易地位和管理水平等因素的影响。总体上看,企业合同文本呈现以下态势:

1、总体水平参差不齐

    企业合同水平的参差不齐既有企业自身的主观原因,也有生存环境方面的客观原因。有的企业根本没有使用优质合同文本的概念,而另外一些企业则根本没有使用优质文本的机会,甚至两者兼而有之。

    相对而言,那些规模较大的企业往往由于能够提供更多的交易安全或者更大的交易量,因而在充分竞争的市场里往往处于相对优势的交易地位。因此,他们比那些中小企业更能决定合同的最终形态,甚至只用其单方拟定的合同文本进行交易。而且,它们更有实力增加包括合同管理在内的管理投入,因而大多有更为规范的合同文本,以及更高水平的合同管理制度及流程。

    而那些规模较小的企业,往往由于生存和发展的空间有限,无论在企业知名度上还是在获取订单能力以及产品的销售渠道上都面临许多压力,因而很难挑剔稍纵即逝的商业机会;大多在交易中缺乏优势地位,因而无法决定合同的最终形态,也没有必要在合同文本方面加以投入,也就很难有较高质量的文本,甚至由于交易的批量多、金额小而根本不签订书面合同。

    另外,许多企业虽有一定的规模和管理基础却没有与之相对应的合同文本,则是由于理念上偏差导致合同功能的偏废。一方面,这些企业对合同的原理和功能缺乏了解,只是将合同当成了简单的交易内容、交易方式的记录。另一方面,他们的采购和销售以建立亲密的人际关系为手段,甚至出现违约情况也不是从是非曲直的角度解决问题,而是通过简单的协商和讨价还价加以解决。这类企业虽然未必有生存和发展的问题,但毕竟不是以现代合同的理念看待合同问题,对合同的理解也过于狭窄。

    合同文本方面的差距与社会发展水平、企业发展水平、企业管理水平、管理人员素质、合同管理人员的素养都有极大的关系,这些方面的差距在合同质量水平上会明显得得到体现。尤其一些“行业领袖”型的企业,由于经济实力雄厚、管理投入充足,大多设立了专门的法务机构负责处理包括合同在内的法律事务。某些实力雄厚的企业,不仅直接设立了公司律师,而且人员总数已超过中等规模的律师事务所,其合同质量和合同管理均具有一定的水准。而一般企业,特别是一些刚起步的新企业、小微企业,不仅很多合同是简单的订单、出货单,甚至其采购和销售都还处于口头合同阶段。

2、文本深度尚有不足

    除某些外资企业偏向于使用复杂的、译自国外文本的合同外,国内企业所用的合同虽然质量高低差距较大,但总的来说大多文本深度尚有不足,主要体现在对交易实质的表述上有时不够透彻,以及缺乏个性化的实用条款、控制合同风险的周密性不足等。

    需要说明的是,衡量合同的质量、制作水准关键在于对现实交易目的、确保交易安全、解决可能发生的争议由多大的帮助和实用价值,并看与具体交易多涉及的法律环境的结合度。篇幅和复杂程度只是表象而非要旨。篇幅小的合同未必简陋、未必存在疏失,架构复杂篇幅较长的合同也未必一定更为严谨、实用,因为一切要看具体的交易和法律环境。有些合同篇幅虽长,却因言之无物、离题万里而隔靴挠痒,而一些短小精悍的合同却因紧密结合实际并充分利用了法律环境而武装到了牙齿。

    合同文本缺乏深度的原因比较复杂,主要有以下几类:

(1)、企业缺乏熟练、专业的合同工作人员,甚至及无专门机构业务专职人员,合同质量控制和合同法律风险管理处于无序状态。

(2)、以前合同方面出的问题大多通过协商的方式解决,合同条款的缺陷及重要性未能突显,因此未充分认识到合同的重要性及有意识地运用合同。

(3)、受传统的人情文化影响,甚至将与客户建立私交当成“关系营销”,不愿以严格的合同条款影响客户“感情”,交易时不习惯使用严谨的合同条款。

(4)、相对成功的企业往往利用霸王条款或其他影响来解决问题,而其上、下游企业出于长远利益的考虑往往容易就范,因而无需复杂的合同。

(5)、由于缺乏核心竞争力且影响力有限,只能接受其上、下游行业的文本或交易习惯,以简单的合同或订单进行交易。

3、文本套用多于起草

    从总体上看,绝大多数企业所用的合同源于各类示范文本、先例文本或者搜集到的文本,甚至是合同相对方的文本。这些文本大多只是经过简单的调整,甚至只是排版,便被一直沿用并长期处于只知其然而不知所以然的状态。甚至某些比较极端的合同中,还在引用《经济合同法》等已经废止的法律规范、照搬20世纪末早已失效的质量标准。

    合同条款的设计需要充分考虑交易所涉及的交易主体、交易内容、交易方式、问题处理等要素,因此,出色的合同需要结合自己一方的交易目的以及交易的法律环境推敲条款表述的内容,以现实交易利益的最大化和交易风险的最小化。因此,合同文本即有侧重于保护某一方权利、义务的倾向性,也有因法律环境变化而无法充分实现保护,甚至与法律规定冲突的可能。不了解这些而套用合同文本或者长期使用文本不做改进,往往带来极大的法律风险。

 

     目前,我国企业合同管理水平还在初级阶段。企业合同质量水平往往与合同管理水平相呼应,完善的企业合同管理是站在企业运营的角度,通过对合同及表单文本、合同管理制度、管理流程的精心设计,将合同法律风险控制的综合手段植入这些解决方案,使合同从合作商选择、合同拟定、合同审批签订到合同履行、问题处理浑然一体,在建立科学、稳定的合同管理秩序,提高交易安全系数的同时提高合同管理的效率,实现企业合同利益的最大化和法律风险的最小化的平衡。

    大中型企业由于交易额较大或交易品种多、合同数量大,提高合同管理的质量可以明显地降低合同风险、提高管理效率并减少低级错误引发的损失。但这种水平的合同管理是基于现代信息技术运用和较高的员工素质、专业能力,并结合企业需求和业务特点而为自己量身定做,整个系统包括精心设计的标准化的基础文本、标准化的流程、明确的审核标准等,投入虽然较大但有一定的不可模仿性。而小型企业则因交易规模小、议价能力弱、合同管理投入较少,难以出现高质量的合同文本及合同管理体制。

    由于企业会持续不断地面临法律环境、市场供求、行业竞争、交易习惯、企业状况、标的特征、交易对象等方面的变化,因而企业的合同管理体制其实也需要循环改进,包括其中的合同文本体系。总是“以不变应万变”地使用合同文本,或者在合同管理管理制度、合同管理流程上未能实现闭环管理,本身有违现代合同管理原理并有违企业质量管理体系的要求,但这样的企业却比比皆是。


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